电子签名——新冠危机中的辅助手段?

由于中国的入境限制,大量德国企业的中国子公司的负责人和法定代表人曾滞留或正滞留国外,其企业的工作安排因而面临着考验。使用电子签名签署合同在一定程度上能够为此提供帮助。对此,人们应当了解中国法的特殊性

E-Signaturen als Hilfsmittel in der Corona-Krise
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代理可能性概述

根据法律的基本设想,中国的资合公司通过其法定代表人从事法律交易;其法定代表人可以以公司名义作出并受领意思表示。就这一点而言,中国资合公司的法定代表与德国的相应概念在本质上存在一定的相似性。

此外,中国还存在着一种特色,即公司可以通过特定印章的使用来作出意思表示。在此首先应提及 “公司公章”:通过在合同或其他文件上加盖公章,公司可以作出有法律约束力的表示。此外每家公司都拥有一枚用于开具中国特殊的税务凭证(即“发票”)的“发票章”,以及一枚在与银行的法律交易中不可或缺的“财务章”。另外,公司有时还会有自己的“合同章”,将其专门用于缔结合同,且在此范围内与公司公章一并存在。最后,许多法定代表人也会以自己的“法定代表人姓名章”代替法定代表人的签名,从而同样起到由公司作出意思表示的作用。

为了保证法定代表人能够从事法律交易且不受其当前所在地影响,印章通常存放于公司住所并按照公司内部规范保管和使用。违反公司内部规范(如规避四眼原则或法定代表人的管控)在合同文件上加盖印章的,原则上不足以否定已订立并生效的合同的对外效力。

电子签名作为替代方式

目前,使用电子签名替代印章签署合同文件的方式在实践中受到较少关注。《中华人民共和国电子签名法》(以下简称“签名法”)为此提供了法律基础。该法于2005年生效, 经过2019年最新修订,其适用范围得以扩大。自此,公司几乎可以在所有商业领域使用电子签名签订合同;2019年签名法修订后,不动产交易中也可以使用电子签名。但在与政府部门的往来中,除专利申请领域的个别例外情况外,外商投资公司尚不能采用电子签名的方式。

根据签名法,“可靠的电子签名”在私法上与亲手签名或盖章具有同等法律效力。该法与此同时规定了这种可靠的电子签名所需满足的一些条件。根据这些条件,电子签名制作数据须用于电子签名时,属于电子签名人专有;此外,签署时电子签名制作数据须仅由电子签名人控制;最后,签署后对电子签名、数据电文内容或形式的任何改动都须能够被发现。

签名法和公钥程序的技术中立性

签名法是以技术中立的方式制定的,也就是说,在满足上述条件的前提下,并不对制作可靠的电子签名的类型和方法加以限制。甚至,其更进一步地为合同当事人自行商定电子签名使用标准提供了可能。

实践中,非对称加密经常被用于创建和验证电子签名(即“公钥程序”)。为了确定签字人的身份并对其身份进行验证,会借助特许的权威认证机构的服务,比如CFCA(中国金融认证中心)或北京CA(北京数字认证股份有限公司)。这些机构往往会通过所谓的“电子合同平台”的提供商参与仅使用电子签名订立合同的过程,这些平台作为服务提供商构成了合同当事人和权威认证机构之间的接口。中国国内现有的提供商大致有云签(yunsign.com),法大大( fadada.com)或者e签宝(tsign.cn)。电子合同平台服务提供商通常还包含一个所谓的“时间戳服务中心”,用以将电子签名与时间戳联系起来。

图为订立电子合同时的典型参与主体

通过公钥程序进行身份验证所需的私钥,实现了对使用电子签名进行公司内部访问限制。钥匙的持有者因此可以不受地点限制地以公司名义通过电子签名缔结合同。通过这一手段,公司在由新冠疫情引发的旅行限制期间仍有能力从事交易,且同时能够减少印章的使用,从而降低印章被滥用的风险。

这一手段也使得公司内部代理权限在疫情结束后更易得到实施与控制。电子签名的应用也将使法定代表人在未来更多地参与合同的签订。当然,传统印章的使用也会继续成为中国商业实践中不可或缺的一部分。

结论

电子签名的使用是对中国企业所常用的传统印章的一种有趣的替代或补充手段。通过公钥程序,以密码为基础的合同签署掌控在公司少数员工手中。由此,法定代表人的内部职责得以在实践中有效落实,同时也节约了时间成本,而不受其身居国外的影响。并且,印章的交付与使用这一很容易被滥用的环节,也将被减少到最低程度。

柯东鸣博士

柯东鸣博士,LL.M. (伦敦国王学院),为德国丰伟律师事务所上海代表处的律师与合伙人。其专业领域为公司法/兼并与收购,并擅长针对在中国经营业务时的法律与战略问题向外国客户提供咨询。

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